TIETOSUOJASELOSTE JÄSENET JA OSAKKAAT SEKÄ ASIAKKAAT

Yleistä

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

1 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Yhteisinä rekisterinpitäjinä toimivat Muuramen Golfseura ry. ja Muurame Golf Oy tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen osalta vastuutahona toimii Muurame Golf Oy.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Muurame Golf Oy (1656191-0)

Osoite: Pyyppöläntie 316, 40950 Muurame

Puh. 014 373 2310

www.muuramegolf.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja / toiminnanjohtaja Joonas Nieminen

Osoite: Pyyppöläntie 316, 40950 Muurame

Puh. 0400 773 923

Sähköpostiosoite: joonas.nieminen@muuramegolf.fi

2 REKISTERI NIMI

Jäsen- ja osakassuhteiden, vieraspelaajien sekä asiakassuhteiden ja golfin green cardin hallintaan tarkoitettu asiakasrekisteri. Rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, vieraspelaajat ja asiakkaat, sekä yhteystietonsa antaneet potentiaaliset uudet asiakkaat, osakkeenomistajat sekä golfin green cardin suorittaneet.

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

4 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan. Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin. Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.

5 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija).

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuojaasetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

7 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. 4 (4)

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

8.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

8.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

8.3 Oikeus peruttaa suostumus Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

8.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

8.5 Oikeuksien käyttäminen Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot pääosin seuran käyttämästä sähköisestä järjestelmästä (NexGolf/WiseGolf). Kaikki muut tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.

9 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä työtehtäviensä tekemiseen. Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella. Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla. Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.